玉山進銷存軟體ERP系統

隨著網路和電子商務的發展，會計信息的安全問題越來越突出，必須採取相應的防護措施，保證電算化系統安全穩定的運行。

一、會計電算化系統存在的安全風險

會計電算化系統的安全性是指電算化系統保持正常穩定運行，系統數據信息保持安全和完整。會計電算化的安全性一直是系統設計者考慮的問題，同時也是系統用戶最為擔心的問題，其安全風險表現在以下幾方面：

1.會計信息數據的失真。

會計信息是對企業生產經營活動的綜合反映，滿足企業的內部管理和外部相關部門和個人的需要，信息的質量直接影響到企業的經營管理和預策、決策。會計信息的真實、完整和準確是對會計信息的基本要求，一旦會計信息系統的安全受到損害，最為直接的就是會計數據的錯誤、數據的丟失或被篡改，致使信息失真，這裡的不安全因素表現為：一是硬體缺陷，如電腦硬碟的損壞而又沒有數據備份的情況下造成數據丟失。二是人為的誤操作和有意破壞，造成數據丟失和被篡改。三是外部環境如操作時停電或處於磁場環境磁碟被磁化造成數據丟失。另外在電算化網路環境下，一些非法用戶的侵入或數據在網路的傳輸中數據被截取和篡改，也將造成信息的不安全。

2.企業資金結算的安全問題。

在網路經濟的電子商務環境下，企業經營越來越依賴於客戶，企業在網上的財務活動日益增多，如網上定購、網上銷售、網上結算、網上理財、網上證券投資及外匯買賣等，買賣雙方都是不謀面的信息交流，完全憑藉雙方的信譽進行交易活動，這樣企業就面臨著財務結算的安全問題，一些非法用戶侵入他人的電腦系統，通過網路傳輸非法轉移電子資金及通過竊取密碼盜竊銀行存款，致使企業資金面臨安全風險。

3.企業重要信息的泄露。

信息技術高速發展的今天，信息在企業的生產經營管理中變得越來越重要，決定著企業在激烈的市場競爭中的成敗。因此利用高科技手段非法竊取企業機密，是構成企業系統安全風險的重要形式。如在網路環境下，財務信息傳遞完全藉助於網路進行，財務信息被截取和篡改或泄露成為不可避免的問題，特別是網路黑客非法侵入網路用戶或程式，捕獲信息或通過竊取系統合法用戶口令、密碼，以此合法登陸，實現非法的目的，獲取重要商業秘密，將給企業造成不可估量的損失。

4.電腦病毒侵襲造成系統無法正常運行。

電腦病毒可以破壞電腦內的程式、數據，甚至破壞硬體，電腦病毒可以通過磁碟、光碟、網路和電子郵件進行傳播，如以前出現的一種CIH的惡性病毒，直接攻擊、破壞硬體系統，主要傳染Windows95/98的可執行程式，極大威脅著系統的安全。病毒的隱蔽性強，傳播範圍廣，破壞力大，對電算化信息系統及遠程網路傳輸的安全構成極大的威脅。

二、保證會計信息系統安全性的防範策略

1.建立健全會計電算化管理制度。

建立健全會計電算化管理制度，是確保會計核算操作安全，及時、準確提供會計信息的根本保證，是實現企業會計電算化的前提。制度的建設，包括內部控制制度和巨集觀管理制度及參與國際安全協議的方面。內部控制制度包括人員管理制度、操作制度、安全保密制度、會計檔案管理制度及內控制度，它們對系統的正常運行，會計信息的真實可靠可起到一定的保障作用。巨集觀管理制度包括會計軟體管理制度和法規，電算化網路管理制度及防止和打擊網路犯罪法規等，通過建立巨集觀管理制度，可以加強對上市的商品化會計軟體管理，有效打擊網路犯罪，懲治網路黑客。為了保證Internet網路的安全和用戶的利益不受侵犯，國際上相繼制定了系列安全協議，如安全電子交易規範、安全的超文本傳輸協議等，這些協議對規範網上行為起到了一定的促進作用。我國面臨著加入世貿組織，應加快推進安全協議制度的實施和完善，以降低電算化網路的風險。

2.建立必要的防護措施。

為了保證會計信息的真實、完整和安全，除了建立健全管理制度以外，還要建立必要的防護措施。

(1) 在財務軟體中增加安全功能。會計電算化軟體各層數據處理應層層設防，在軟體功能上增加必要的提示功能、檢驗功能和限制功能，要防止操作失誤造成數據破壞，操作人員進入系統要設置口令和密碼，以防無關人員非法進入。系統各模塊也要設置相應的口令，並對系統操作人員進行授權，防止無權人員的操作。在系統中應建立起“操作日誌”，記錄所有人員對系統所做的操作，包括操作的時間、操作人員姓名、操作內容等，這樣一旦出現問題，可以依據“操作日誌”所提供的線索，對有關人員進行核查。

(2)建立預防病毒的安全措施。為了防止病毒的侵襲，要堅持使用正版軟體，不能使用盜版或來路不明的軟體，對外來的軟盤要先進行病毒檢測，方可在電腦中使用；在電腦中裝入防病毒軟體，這樣在開機時進行時實控制，對硬碟進行病毒檢測，及時發現並殺死病毒；定期備份數據和文件；不打開和閱讀來歷不明的電子郵件等。

(3)建立必要的技術防護措施。為了防止非法用戶和黑客的侵入，可以通過設置防火牆、採用身份識別系統等技術防護措施，將非法用戶拒之網路之外，面對重要商業秘密泄密的問題，可以對軟體的重要信息採用加密技術，以防重要信息在傳輸過程中被泄露。

(4)加強對會計電算化系統使用人員進行安全教育。系統使用人員特別是系統操作人員樹立安全意識，要加強電腦、通訊和網路理論知識的學習，提高業務素質，還要樹立良好的職業道德，自覺遵守各種操作規章制度和操作規程，防止工作中出現不必要的失誤。

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會計電算化系統舞弊出現的背景和原因

會計電算化系統的舞弊現象出現的原因多種多樣，其中主要有兩個方面：

1.會計軟體的缺陷。目前市場上有數百種會計軟體，有些單位還使用自己開發的軟體，各軟體的水平參差不齊。一些企業使用的軟體安全性與保密性上存在著諸多的問題和不足，使得舞弊者有機可乘。許多軟體缺乏操作日誌記錄功能，對操作人、操作時間和操作內容沒有具體記錄，出現問題不便於追究責任。另外，資料庫缺少必要的加密措施，可以很方便的從外部打開修改。還有一些商業軟體為了占領市楊，為用戶提供修改以前年度帳目等功能。這些都為舞弊提供了便利。

2.企業內部控制制度的缺陷。實施會計電算化，就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束，才能充分發揮電算化的優勢。目前，不少單位沒有嚴密的管理制度或有章不循，使得會計電算化不能正常健康運轉。由於內部控制制度薄弱，操作人員可能超越許可權或未經授權的人員有可能通過電腦和網路瀏覽全部數據文件，篡改、複製、偽造、銷毀企業重要的數據，以達到個人目的。

會計電算化系統舞弊的防範與控制

會計電算化系統的舞弊雖然隱蔽且智能化較高，但只要採取正確的防範和控制措施，舞弊者還是無孔可入；無機可乘。

（一）選擇好的財務軟體，從源頭上進行控制。企業在實行電算化時，必須結合企業自身的特點和國家的有關規定選擇適合的財務軟體。目前我國已經頒佈的有關國家標準和規範主要由財政部1994年頒佈執行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟體基本功能規範》、《會計電算化工作規範》、《商品化會計核算軟體評審規則》等，各地也頒佈各種地方標準，如上海市財政局頒佈的《上海市會計電算化實施辦法》等地方性標準。另外還必須註意系統許可權設置、安全性和保密性等關鍵因素。如果企業自行開發會計電算化系統，也必須遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規範。其中包括符合標準和規範的開發和審批過程、合格的開發人員、系統的文件資料和流程圖、系統各功能模塊的設計等等。

（二）完善和健全企業電算化內部控制制度。電算化的內部控制，是指電算化投入使用後，為防止和減少可能發生的風險而採取的一切控制措施的總和。企業由於採用電算化，原有手工操作下的內部控制制度部分喪失作用，同時電腦數據處理易於篡改、舞弊，必須採取嚴密有效的措施。如：

1.健全管理制度。包括機房、操作、文檔和數據等管理制度。保證電腦系統正常運行和防止文檔、數據等遭受非正常破壞。

2.職能分隔制度。系統維護員、操作員和數據管理員應合理分工，相互制約，相互監督，預防舞弊事件的發生。

3.授權控制制度。各級人員、每個工作人員都得到一定的授權，並以密碼加以控制，防止非法操作和越權操作。

4.時序控制制度。嚴格電算化業務處理流程，防止重覆操作、遺漏操作和誤操作。違反操作流程和操作時序要及時予以制止。

5.防錯糾錯制度。電算化操作中，通過屏幕直接進行業務處理的編輯和修改，一旦存檔就不能直接修改，要修改必須通過沖正或補充登記更正。並要說明理由、修改對象、經手人等，以備事後查證。

6.電腦檔案制度。為了防止非法改動數據，必要時可把電腦文件定義為可讀文件、專用文件、保密文件；重要的文件加以密鎖，以加強文件數據的保護。

7.建立操作日誌制度。一旦出現問題，順藤摸瓜，可以查清責任者。

會計電算化內部控制的制度措施，還可以列舉更多，但同時還要加強電腦操作人員的思想教育，兩手並重，嚴格監督，才能防患於未然。

（三）加強審計監督。加強審計監督有兩層含義：一是通過審計人員對會計電算化系統的每一個環節進行核查監督，並審核和評估內部控制制度發現內部控制系統的弱點，改善內部控制；另一個方面要提高審計人員的素質，加強對舞弊手法的甄別能力，同時要加快審計電算化的開發和應用，以適應對會計電算化系統的審計要求。

（四）健全相關的法制建設。法制的建設和實施是對付電腦犯罪行為的有力措施。建立電腦系統的保護法律，明確電腦系統中哪些東西或哪些方面受法律保護或受何種法律保護，以及這些行為的處治辦法，從而震懾舞弊行為。

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會計電算化系統的概念結構

會計電算化系統主要有數據源、數據輸入、數據處理、數據管理、信息輸出、信息用戶和信息反饋等元素組成。

在電算化方式下，通常採用的賬務處理程式是記賬憑證核算方式。

(一)數據輸入：數據輸入著重於確認企業經營過程中所發生的內、外部交易事項資料，確認能夠進入會計電算化系統的相關資料，並且根據既定的會計準則和會計制度予以定量化記錄反映。

(二)數據處理：輸入會計電算化系統的交易資料必須經過一系列的處理，如記錄、分類、彙總、整理、分析等。

(三)信息輸出：根據既定的會計報表格式與時間要求，將已經處理的資料傳送給特定的使用者。

會計電算化系統的內部控制

會計電算化是以電子電腦為主的現代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱，是電子電腦代替人工，實現報賬、記賬、算賬、查賬以及部分需由人工完成的對會計信息的統計、分析、判斷，乃至提供決策的過程。隨著電子信息技術的普及，實行會計電算化管理的企業越來越多。企業在建立了會計電算化系統後，會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化：一方面，由於使用了電腦，會計數據處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高；另一方面，也為企業的內部控制帶來許多新問題。

一、會計電算化對內部控制的影響

1.手工會計系統中，內部控制的方式主要是人員的內部牽制制度。會計電算化後，會計賬務的集中化處理，使會計部門傳統的內部控制措施如編製科目彙總表、憑證彙總表，試算平衡的檢查，總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了。取而代之的電腦內部控制措施，如憑證借貸平衡校驗，餘額發生額平衡檢查。由此可見，電算化會計除了人這個執行控制的主體外，許多內容控制方法主要是通過會計軟體來實現的。因此，電腦系統的內部控制也由手工條件下的單一人工控制轉為人工控制和程式控制。

2.存儲介質的變化。在手工會計環境下，企業的經濟業務發生均記錄於紙張之上，並按會計數據處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面數據形成會計人員所熟悉的會計證據原件，這些紙質原件的數據若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統紙質原件的一個基本特征。但是，電算化系統下原來紙質的會計數據被直接記錄在磁碟或光碟上，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改，由於在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業務記錄的“原件”。另外，電磁介質易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在電腦中如何使磁性介質上的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個非常重要的問題。

3.控制的範圍擴大。傳統的內容控制主要針對交易處理。電腦技術的引入，給會計工作增加了新的工作內容，同時也增加了新的控制措施。由於系統建立和運行的複雜性，內部控制的範圍相應擴大，包含了傳統手工系統所沒有的控制，如網路系統安全的控制、系統許可權的控制、修改程式的控制等，以及磁碟內會計信息安全保護、電腦病毒防治、電腦操作管理、系統管理員和系統維護人員的崗位責任制度等。

4.電算化會計信息系統交易授權、執行與手工會計系統存在差異。授權、批准控制是一種常見的、基礎的內部控制，在手工會計系統中，對於一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應許可權人員的簽章。但在電算化會計信息系統中，業務人員可利用特殊的授權文件或口令，獲得某種權利或運行特定程式進行業務處理，由此引起失控而造成損失的案例數不勝數。例如：業務人員被客戶收買，非法取得他人口令，繞過批准程式開出銷售提單；非法核銷客戶應收款及相關資料；掌握公司顧客訂單密碼，開出假訂單，騙走公司產品等。

二、建立和完善電算化會計信息系統環境下的內部控制

1.組織與管理控制。組織與管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、許可權的劃分等形式進行的控制，其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發生的目的。會計電算化後的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括系統管理、操作、進行系統維護等工作崗位。其中較重要的崗位有系統管理和審核崗位。設立會計核算崗位，可以一人多崗，也可以一崗多人，但必須做到不相容職務的分離。在電算化會計系統中，不相容的職務主要有系統開發職務與系統操作的職務；數據維護管理職務與電算審核職務；數據錄入職務與審核記賬職務；系統操作職務與系統檔案管理職務等。建立健全會計電算化崗位的內部控制制度，可以使不同崗位相互監督、制約，以使企業達到防止舞弊和欺詐的目的。

2.系統日常操作管理控制。系統操作控制主要表現為操作許可權控制和操作規程式控制制兩個方面。操作許可權控制是指每個崗位的人員只能按照所授予的許可權對系統進行作業，不得超越許可權接觸系統。系統應制定適當的許可權標準體系，使系統不被越權操作，從而保證系統的安全。操作許可權控制常採用設置口令來實行，操作規程式控制制是指系統操作必須遵循一定的標準操作規程進行。操作規程應明確職責、操作程式和註意事項，並形成一套電算化系統文件，如對進入機房內的人員進行嚴格審查；規定交接班手續和登記運行日誌；規定數據備份及機器的使用規範；規定軟盤專用以防病毒感染；規定不准在電腦上玩電腦游戲等等。標準操作規程包括：軟硬體操作規程，作業運行規程，上機時間記錄規程等。

3.系統維護控制。系統的維護是指日常為保障系統正常運行而對系統硬軟體進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統維護控制就是針對這些工作而實施的控制。系統維護包括硬體維護和軟體維護。硬體維護主要包括定期進行檢查並做好記錄；在系統運行過程中出現硬體故障要及時進行故障分析並做好記錄。而軟體維護包括正確性維護、適應性維護和完善性維護。在軟體修改、升級和硬體更換過程中，要保證實際會計數據的連續和安全，並由有關人員進行監督。

4.數據和程式控制。數據和程式控制主要是指對數據、程式的安全控制。程式的安全與否直接影響著系統的運行，而數據的安全與否關係到財務信息的完整性和保密性。數據控制的目標是要做到任何情況下數據都不丟失、不損毀、不泄露、不被非法侵入。通常採用的控制包括接觸控制、丟失數據的恢復與重建等。程式的安全控制是要保證程式不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程式備份等。程式的安全控制還要求系統使用單位制定具體的防病毒措施，包括對所有來歷不明的介質和在使用前進行病毒檢測，定期對系統進行病毒檢測，使用網路病毒防火牆以防止日益猖獗的網路病毒侵入等。

5.網路的安全控制。網路對會計信息系統的安全性提出了比單機系統更高的要求，需加強以下幾個方面的控制：

(1)用戶許可權設置：從業務範圍出發，將整個網路系統分級管理，設置系統管理員、數據錄入員、數據管理員和專職會計員等崗位，層層負責，對各種數據的讀、寫、修改許可權進行嚴格限制，把各項業務的授權、執行、記錄以及資產保管等職能授予不問崗位的用戶，並賦予不同的操作許可權，拒絕其他用戶的訪問。

(2)密碼設置：每一用戶按照自己的用戶身份和密碼進入系統，對密碼進行分組管理，避免使用易破譯的密碼。對存儲在網路上的重要數據進行有效加密。在網路中傳播數據前對相關數據進行加密，接收到數據後再進行相應的解密處理，並定期更新加密密碼。

6.電算化會計檔案管理的內部控制。電算化條件下會計檔案的保管範圍不僅限於原有賬、證、表，而且還包括軟體技術和軟體使用過程中產生的其他檔案，這裡的檔案主要是指列印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計數據和程式的軟盤及其他存儲介質。系統開發運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負責系統內各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現，一般包括：

(1)存檔的手續必須有會計主管和系統管理員的簽章才能存檔保管；

(2)各種安全保證措施，如備份軟盤應貼上保護標簽應存放在安全、潔凈、防潮的地方；

(3)採用磁性介質保存會計檔案要定期進行檢查和定期複製，防止由於磁性介質損壞而使會計檔案丟失。

綜上所述，會計電算化系統的產生和發展，極大地提高了會計的工作效率，要做好會計電算化工作，就必須建立健全電算化會計系統內部控制制度，並認真執行，這是內部管理的需要，是保證企業正常運行的需要。

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文/臧蓓

我教授會計軟體已有十二年了，每次在我的學生學習會計軟體之前，我一定會問我的學生：『你以前有沒有學過會計？懂不懂基本的會計原理，如「有借必有貸，借貸必相等」這些基本的觀念？』，如果他曾經學過，或甚至已經作會計師了，那麼學習會計軟體就會比較輕鬆而且是錦上添花，我教起來也省一點力氣，對兩方都好。可是有一半的學生卻沒有學過會計，而且有些新移民對英文甚至不太熟悉，他們是為了就業或公司在職訓練必須學習一種電腦會計軟體，我就會提供他們二種選擇，一種是不必懂會計，直接學習軟體，將會計部分略過；一種是補學費加學會計基本概念，這時約有一半的學生會加學會計基本概念。

所以歸納來說，學習電腦會計可以懂會計，也可以不懂會計，但是前者是相得益彰，可以將會計軟體發揮到最高的效能，後者只能利用到軟體六、七成的功能，剩下的功能只好全權交由會計師處理，現在很多公司是如此操作的。

打開報紙求職欄內，徵求會計的廣告永遠占了相當大的比例，因為不論大中小企業都需要會計，或需要會計師的統籌整理以了解營運的狀態及結果，甚至於要出售企業或合併企業也需要財務資料作參考。小至個人公司大至國際企業，會計都扮演了至為重要的角色，甚至決定一個公司的生死存亡及發展走向。會計制度完善的公司必定是可以作出比較正確的決策，會計制度雜亂的公司必全造成公司莫大的損失或浪費，實為不智之舉。

所以，我覺得人人都應該懂一點會計，對你的企業只會更了解更有幫助，更知道如何開源節流，建立良好的財務基礎，使公司走上正常軌道，走向正確方向，將「錢」的功用發揮到最大的功能。

所以只要你不是那麼痛恨數字，有機會都應該了解一下會計是怎麼一回事，公司的會計應該作些什麼，會計軟體可以幫助你作些什麼，節省你多少的時間，節省你多少的工作量，什麼事你可以請會計師幫忙，什麼事你可以在公司自己解決，節省一點找會計師的時間及費用(如何用軟體把帳整理好再交給會計師) 。雖然懂會計原理最好，就算不懂也一樣可以用電腦會計軟體將平日公司的帳整理得清楚明瞭、正確無誤。

會計軟體之異同

在美國會計軟體的發展，應該是趨於成熟及走向不斷改良，相互競爭激烈的局面。會計軟體至少有幾十種不同公司的產品上市，可是我觀察市面上一般普通運用的會計軟體大約有三種可以作代表性，第一是SBT (Small Business Technology)，歷史最久，運用也最廣，可是價格偏高；第二是Peachtree Accounting System；第三是Quickbook Accounting System。第四是 MAS 90 Accounting System，我會提出這四種市面上最多人使用的會計軟體作介紹是因為市面上有接近平分天下的局面，每一個軟體都有它的特色及優缺點，完全看使用公司的營運項目及大小規模等不同條件才能決定何種軟體最為合適。有的公司因其特殊的營運種類必須另外設計軟體，再和會計軟體合併使用，才能解決其需要。

我會提出這四種是因為我個人最為熟悉，也是這幾年一直在教的軟體，我不想為任何軟體作廣告，只是用它作為說明的範本。

如果懂會計基本觀念，你會發現所有的會計軟體都是大同小異，可以作同樣類似的工作，只是不同公司出產的軟體出現的畫面可能不同，用的方法可能不同，但同樣的輸入資料最後運算的結果一定是一樣的。如果學了其中一種再學另一種就會容易得很，學第三種更加容易，再學下去就可以自己完全摸索了。

因為會計最主要的工作就是管理「錢」，和與錢有關的事都屬於會計，錢怎麼進來，怎麼花掉的。如果一筆進來或出去的記錄，發現有錯誤怎麼辦呢？會計軟體都可以改正，問題是改正的記錄是不是一定要保留下來呢？這實在是會計軟體最大的一個不同點，也是公司與稅務局、老板與員工之間最大的一個關鍵點，稅務局要求的當然是全部透明化的會計帳，老板不在時要求員工作出的帳是一清二楚，不可有一絲不苟之處。所以某些會計軟體（如SBT, MAS 90）就是這麼一個暴露無遺，有些微差錯都看得見的透明化軟體。除非特別熟悉使用，否則錯誤改正之處一覽無遺。不過只要最後結果是對的，中間改正過程並無大礙。

另外一種軟體(如Quickbook) 是一個完全改錯自如的軟體，改過或取消之處完全不露痕跡，非常得心應手，對一些容易出錯的生手倒是很好的學習，所以Quickbook常常是我鼓勵學生第一個可以學習的電腦會計軟體，而且學習時間較短。它麻雀雖小，五臟俱全，中小公司什麼事都可以應付得了，有了錯誤也可以及時改正，不露馬腳。它是美國出產暢銷軟體(Quicken及 Turbo Tax)同一公司Intuit出品，在市場上備受矚目及受歡迎。目前它的薪資表部分很受重用，加上易學易用，公司及會計師同一系統的便利之故，也被很多會計師事務所採用。Peachtree 則是介於兩者之間的一個會計軟體，可以透明化也可以不透明化，也是我個人偏愛的一個軟體。

會計軟體的內容項目

任何一種會計軟體它的內容及作法幾乎是大同小異的，都是涵蓋錢的管理。會計軟體的內容大致可分五大類：

(一) 處理錢如何進來的：

會計上統稱為應收帳款(Accounts Receivable 或AR) 。在這個項目內一般要作的工作是建立客戶檔案，開銷貨單，出貨，開發票，收款及追蹤收款，記錄其他收入。

(二) 處理錢如何出去的：

會計上統稱為應付帳款(Accounts Payable 或AP) 。在這個項目內，一般要作的工作是建立供應商檔案，開採購單，進貨，收供應商的發票，付款及追蹤付款。其他付款如房租、水電、廣告費等雜支也在這類項目裡面。

(三) 存貨管理 (Inventory Control)

對於必須處理存貨的公司，存貨管理也是會計軟體非常有用的功能，每次進貨後存貨會自動增加，出貨後會自動減少，所以在會計軟體內可以隨時查閱現存量及銷售量，甚至採購量。

(四) 薪資計算(Payroll)

這部份專門計算雇用員工的薪資，可以小時計、星期計、或月計、年薪計。唯一要考慮的是每一年政府稅表的更新。如果沒有當年的稅表就無法計算出正確的扣繳數目。這部份除了計算扣繳還可以印出薪資支票, #940, #941, W2, W3等各種表單。

(五) 總財務報告及結帳

會計上統稱為總帳(General Ledger) 。這一部份也算是會計軟體上最重要也是核心或壓軸的部份。如果沒有會計基本常識，這部份就無法完全靈活運用了。但可以略過或交由會計師處理。目前日記帳多用於作改正或調整，用處已經不大。其原因是應收、應付帳過帳後軟體會自動結算出財務報表如分類帳(General Ledger)、資產負債表(Balance Sheet)及損益表(Income Statement)。損益表至關重要，我想人人都會看！至少公司賺了、賠了總該知道吧！

資料出處：http://www.prosoftca.com/newpage15.htm

玉山進銷存會計軟體-市場夥伴策略系統

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