文/臧蓓
我教授會計軟體已有十二年了，每次在我的學生學習會計軟體之前，我一定會問我的學生：『你以前有沒有學過會計？懂不懂基本的會計原理，如「有借必有貸，借貸必相等」這些基本的觀念？』，如果他曾經學過，或甚至已經作會計師了，那麼學習會計軟體就會比較輕鬆而且是錦上添花，我教起來也省一點力氣，對兩方都好。可是有一半的學生卻沒有學過會計，而且有些新移民對英文甚至不太熟悉，他們是為了就業或公司在職訓練必須學習一種電腦會計軟體，我就會提供他們二種選擇，一種是不必懂會計，直接學習軟體，將會計部分略過；一種是補學費加學會計基本概念，這時約有一半的學生會加學會計基本概念。
所以歸納來說，學習電腦會計可以懂會計，也可以不懂會計，但是前者是相得益彰，可以將會計軟體發揮到最高的效能，後者只能利用到軟體六、七成的功能，剩下的功能只好全權交由會計師處理，現在很多公司是如此操作的。
打開報紙求職欄內，徵求會計的廣告永遠占了相當大的比例，因為不論大中小企業都需要會計，或需要會計師的統籌整理以了解營運的狀態及結果，甚至於要出售企業或合併企業也需要財務資料作參考。小至個人公司大至國際企業，會計都扮演了至為重要的角色，甚至決定一個公司的生死存亡及發展走向。會計制度完善的公司必定是可以作出比較正確的決策，會計制度雜亂的公司必全造成公司莫大的損失或浪費，實為不智之舉。
所以，我覺得人人都應該懂一點會計，對你的企業只會更了解更有幫助，更知道如何開源節流，建立良好的財務基礎，使公司走上正常軌道，走向正確方向，將「錢」的功用發揮到最大的功能。
所以只要你不是那麼痛恨數字，有機會都應該了解一下會計是怎麼一回事，公司的會計應該作些什麼，會計軟體可以幫助你作些什麼，節省你多少的時間，節省你多少的工作量，什麼事你可以請會計師幫忙，什麼事你可以在公司自己解決，節省一點找會計師的時間及費用(如何用軟體把帳整理好再交給會計師) 。雖然懂會計原理最好，就算不懂也一樣可以用電腦會計軟體將平日公司的帳整理得清楚明瞭、正確無誤。
會計軟體之異同
在美國會計軟體的發展，應該是趨於成熟及走向不斷改良，相互競爭激烈的局面。會計軟體至少有幾十種不同公司的產品上市，可是我觀察市面上一般普通運用的會計軟體大約有三種可以作代表性，第一是SBT (Small Business Technology)，歷史最久，運用也最廣，可是價格偏高；第二是Peachtree Accounting System；第三是Quickbook Accounting System。第四是 MAS 90 Accounting System，我會提出這四種市面上最多人使用的會計軟體作介紹是因為市面上有接近平分天下的局面，每一個軟體都有它的特色及優缺點，完全看使用公司的營運項目及大小規模等不同條件才能決定何種軟體最為合適。有的公司因其特殊的營運種類必須另外設計軟體，再和會計軟體合併使用，才能解決其需要。
我會提出這四種是因為我個人最為熟悉，也是這幾年一直在教的軟體，我不想為任何軟體作廣告，只是用它作為說明的範本。
如果懂會計基本觀念，你會發現所有的會計軟體都是大同小異，可以作同樣類似的工作，只是不同公司出產的軟體出現的畫面可能不同，用的方法可能不同，但同樣的輸入資料最後運算的結果一定是一樣的。如果學了其中一種再學另一種就會容易得很，學第三種更加容易，再學下去就可以自己完全摸索了。
因為會計最主要的工作就是管理「錢」，和與錢有關的事都屬於會計，錢怎麼進來，怎麼花掉的。如果一筆進來或出去的記錄，發現有錯誤怎麼辦呢？會計軟體都可以改正，問題是改正的記錄是不是一定要保留下來呢？這實在是會計軟體最大的一個不同點，也是公司與稅務局、老板與員工之間最大的一個關鍵點，稅務局要求的當然是全部透明化的會計帳，老板不在時要求員工作出的帳是一清二楚，不可有一絲不苟之處。所以某些會計軟體（如SBT, MAS 90）就是這麼一個暴露無遺，有些微差錯都看得見的透明化軟體。除非特別熟悉使用，否則錯誤改正之處一覽無遺。不過只要最後結果是對的，中間改正過程並無大礙。
另外一種軟體(如Quickbook) 是一個完全改錯自如的軟體，改過或取消之處完全不露痕跡，非常得心應手，對一些容易出錯的生手倒是很好的學習，所以Quickbook常常是我鼓勵學生第一個可以學習的電腦會計軟體，而且學習時間較短。它麻雀雖小，五臟俱全，中小公司什麼事都可以應付得了，有了錯誤也可以及時改正，不露馬腳。它是美國出產暢銷軟體(Quicken及 Turbo Tax)同一公司Intuit出品，在市場上備受矚目及受歡迎。目前它的薪資表部分很受重用，加上易學易用，公司及會計師同一系統的便利之故，也被很多會計師事務所採用。Peachtree 則是介於兩者之間的一個會計軟體，可以透明化也可以不透明化，也是我個人偏愛的一個軟體。
會計軟體的內容項目
任何一種會計軟體它的內容及作法幾乎是大同小異的，都是涵蓋錢的管理。會計軟體的內容大致可分五大類：
(一) 處理錢如何進來的：
會計上統稱為應收帳款(Accounts Receivable 或AR) 。在這個項目內一般要作的工作是建立客戶檔案，開銷貨單，出貨，開發票，收款及追蹤收款，記錄其他收入。
(二) 處理錢如何出去的：
會計上統稱為應付帳款(Accounts Payable 或AP) 。在這個項目內，一般要作的工作是建立供應商檔案，開採購單，進貨，收供應商的發票，付款及追蹤付款。其他付款如房租、水電、廣告費等雜支也在這類項目裡面。
(三) 存貨管理 (Inventory Control)
對於必須處理存貨的公司，存貨管理也是會計軟體非常有用的功能，每次進貨後存貨會自動增加，出貨後會自動減少，所以在會計軟體內可以隨時查閱現存量及銷售量，甚至採購量。
(四) 薪資計算(Payroll)
這部份專門計算雇用員工的薪資，可以小時計、星期計、或月計、年薪計。唯一要考慮的是每一年政府稅表的更新。如果沒有當年的稅表就無法計算出正確的扣繳數目。這部份除了計算扣繳還可以印出薪資支票, #940, #941, W2, W3等各種表單。
(五) 總財務報告及結帳
會計上統稱為總帳(General Ledger) 。這一部份也算是會計軟體上最重要也是核心或壓軸的部份。如果沒有會計基本常識，這部份就無法完全靈活運用了。但可以略過或交由會計師處理。目前日記帳多用於作改正或調整，用處已經不大。其原因是應收、應付帳過帳後軟體會自動結算出財務報表如分類帳(General Ledger)、資產負債表(Balance Sheet)及損益表(Income Statement)。損益表至關重要，我想人人都會看！至少公司賺了、賠了總該知道吧！
資料出處：http://www.prosoftca.com/newpage15.htm
