會計電算化是會計工作中應用電子電腦技術的簡稱,是一門融電子電腦科學、管理科學、信息科學為一體的邊緣科學,其目的是運用最新科技成果,以現代化的電子電腦代替手工記賬、算賬、報賬,以及代替部分由人腦完成的會計管理和輔助決策。會計電算化是現代社會化大生產和新技術革命的必然產物,是會計發展史上的一次重大變革,必將對會計理論和實務產生深遠的影響。
經濟形勢的日益發展,會計電算化必須與之適應,才能促進工作的高效率。從會計系統的情況看,各單位運用會計電算化的程度不一,主要的現狀為:
(1) 一部分單位沒有實行利用電子電腦進行會計核算和治理;已使用的部門、單位大多數只停留在簡單的應用階段,如工資的發放、報表的簡單彙總等;
(2)會計電算與手工核算並存,不具備“甩賬”條件;
(3)所使用的會計核算軟體的規範性、適用性差,不能滿足會計核算工作的需要;
(4)缺乏既懂會計又能熟練把握電子電腦的“複合型”人才;
(5)會計核算軟體的開發進展緩慢。
會計電算化在實踐過程中不斷地完善,雖然存在一定風險,但只要嚴格按會計電算化的流程,可以得到有效地控制。
一、提高對會計電算化的認識
我們必須認識到會計電算化不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程式和方法,擴大了會計數據領域,提高了會計信息質量,而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術,因而推動了會計理論與會計技術的進一步發展完善,促進了會計管理制度的改革,是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。從錶面上來看,會計電算化只不過是將電子電腦應用於會計核算工作中,減輕會計人員的勞動強度,提高會計核算的速度和精度,以電腦替代人工記賬。而實際上,會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進,而且必然會引起會計工作組織和人員分工的改變,促進會計人員素質和知識結構、會計工作效率和質量的全面提高,轉變會計工作職能,推動會計理論和會計技術的進步。比如具有數據集中存放和管理特征的“電算化會計”,採用先進的資料庫及數據倉庫技術,實現了數據分類集中存放,完全取消了各種會計明細分類賬和對賬操作,各種報表數據均能通過數據共用及時而準確地取得。
人們的思維觀念還未充分認識到電算化的意義及重要性。多數單位電算化都是應用於代替手工核算,僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手,根本未認識到建立完整的會計信息系統對企業的重要性,使現有會計提供的信息不能及時、有效地為企業決策及管理服務。同時,在軟體更新及硬體投入等方面支持力度不夠,更不用說建立企業內部區域網以及註冊自己的網站,根本沒能利用信息技術優勢來提高企業運作效率。這種認識對會計電算化的發展十分不利。
二、建立健全完善的會計電算化管理制度
管理基礎主要指有一套比較全面、規範的管理制度和方法,以及較完整的規範化的數據;會計基礎工作主要指會計制度是否健全,核算規程是否規範,基礎數據是否準確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。因為電腦處理會計業務,必須是事先設置好的處理方法,因而要求會計數據輸入、業務處理及有關制度都必須規範化、標準化,才能使電算化會計信息系統順利進行。沒有很好的基礎工作,電算化會計信息系統無法處理無規律、不規範的會計數據,電算化工作的開展將遇到重重困難。
電算化會計雖然以電腦為計算工具,但其整個信息處理過程仍表現為電腦與人工的結合。電腦對數據(信息)的處理是通過程式來進行的,系統內部控制方式均要求程式化。比如,對操作許可權的限制有密碼程式,驗證借貸金額是否平衡有校驗程式等。同時,由於數據處理的人機結合和系統內部控制方式程式化,使得系統控制複雜化。其控制點由手工會計對人的控制轉到對人和機器兩方面的控制,控制的內容涉及人員分工、職能分離和電腦軟、硬體的維護,以及會計信息和會計檔案的保存和保管。
會計人員的現代化管理意識,在整個企業管理現代化總體規劃的指導下做好會計電算化的長期、近期發展規劃和計劃並認真組織實施,重新調整會計及整個企業的機構設置、崗位分工,建立一系列現代企業管理制度,提高企業管理要求。還要修改擴建機房,選購、安裝、調試設備,自行開發或購買會計軟體,培訓會計電算化人員,進行系統的試運行等等工作。以上所列的各項工作必須做好,否則電算化會計系統將不能正常工作,有損於會計電算化的整體效益並使其不能深入持久地開展下去,會計和企業管理現代化將無法實現。
三、做好會計電算化理論的研究
理論是行動的先導,會計電算化事業的發展依賴於電算化會計理論的發展,電算化會計理論研究的滯後,會制約會計電算化軟體的成熟與發展。因此,電算化會計理論是指導、推動會計電算化在新的基礎上不斷完善和發展的實踐指南。
電算化會計產生和發展的過程,也是突破傳統會計觀念,對現行會計理論和方法提出新問題、新課題,以及研究和確立新的理論和方法的過程。如電算化會計在系統設計、工作組織、信息處理及賬務處理程式等方式和方法上的改變,本身就是對現行會計理論和方法的突破和完善。雖然從短期看,這些影響只是漸進性的。但從長期看,隨著電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及應用,新的問題和新的課題將不斷出現,如信息處理網路建立後,企業將如何做到既及時、合法地提供會計信息,又能有效保護商業秘密;兩個會計子系統實現結合後,如何改進現有財務報告;信息經濟將對現行會計理論和方法產生什麼影響等。對新課題進行深入研究,必將形成新的會計理論和方法,而新的會計理論和方法的確立,又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發展。傳統的會計電算化理論主要研究如何用電腦實現手工系統的工作,而沒有對系統提出更高的具有其自身特點的要求,這是遠遠不夠的。電算化會計理論即研究實現電算化後的會計信息系統組織、會計核算的程式和管理制度,會計核算的方法,以及用電腦作為主要的核算工具後對會計理論、會計制度的影響和會計工作的新特點。電算化會計理論的研究確定了電算化會計信息系統的基本功能體系、運作規範及特點、審計介面、會計檔案等基本要求,它一方面符合手工會計的基本要求,同時又具有自身的獨有的特點。電算化會計理論的基本問題研究透徹了,會計軟體的研製就有了明確的方向和目標,才能更符合會計、審計工作的實際要求,從而使會計電算化軟體更好地服務於會計工作,以實現會計電算化的效益原則。
四、培養會計電算化的複合型人才
會計電算化的主要問題之一是人才的問題,它需要既懂電腦知識又有一定會計業務知識的複合型人才。很多企業人員培訓是在電算化信息系統建立之後,在這段時間里,電算化會計信息系統不能發揮效益,造成了設備的閑置,相當於造成了流動資金的積壓。因此,各單位應該從建立電算化會計信息系統一開始,或者提前一段時間就著手人員培訓。人員培訓包括系統建立前、系統建立中(對自行開發系統)和系統建立後三個階段的培訓。人員的培訓要註意以下幾個問題:一是要註意人才層次,既要有部分高級人才,也要有部分一般人員。包括系統管理人員、系統維護人員和各類操作人員。二是要註意年齡層次,在每個年齡段都有,便於人才的傳幫帶。三是註意知識結構,會計電算化人員中,既要有會計人員,又要有電腦人員,還要逐步培訓複合型人才。培訓的內容包括系統電腦基礎環境認識和使用;對自行開發系統還應進行有關業務人員如何更好地配合系統開發,設計人員瞭解現行會計業務和建立目標系統的培訓;以及各級、各類人員的職能培訓,等等。
目前,不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來,他們在使用微機處理業務的過程中往往是除了開機使用財務軟體之外,對微機的軟硬體知識瞭解甚少,一旦微機出現故障或與平常見到的界面不同時,就束手無策。即使廠家在安裝會計軟體時都作了系統的培訓,但一些從未接觸過電腦的會計人員入門還是很慢,而且在上機時經常出現誤操作。一旦出錯,可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流,使系統數據丟失,嚴重的導致系統崩潰。這種低素質的會計人員是不能勝任會計電算化工作的。
會計電算化,給會計工作增添了新內容,從各方面要求會計人員提高自身素質,更新知識結構。一方面為了參與企業管理,要更多地學習經營管理知識;另一方面還必須掌握電子電腦的有關知識,好的會計基礎工作和規範的業務處理程式,是實現會計電算化的前提條件,所以會計電算化也要求促進會計工作的規範化。
會計電算化促進會計工作職能的轉變,引起會計人員知識結構的變化和會計人員素質的提高。電算化會計使會計工作效率的提高和會計人員勞動強度的降低,會計人員有更多的時間參與企業經營管理,促進會計工作職能發生轉變,以適應形勢發展的需要,從而形成複合型人才。
要提高會計人員電腦業務素質,必須大力加強人才培訓的力度。企業應立足於國際水準,培養或聘用一批高級技術人才,他們能夠掌握國際先進技術,精通信息技術,熟練應用會計電算化,推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,維護軟體正常運行,掌握電腦先進技術,培養複合型人才,為本單位儘快建立高效的會計信息系統創造條件。另外,培養複合型人才,可以在大專院校開設會計電算化專業或在財會專業中增設電腦編程、維護等課程,可以讓財會人員進修電腦課程,還可以讓電腦人員、在崗人員實習併進修財會知識。
同時,要加強並制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃,要註重實效,不搞一刀切。會計電算化考試、培訓應遵循自願原則,只有準備實行會計電算化的單位,才要求會計人員培訓,其會計人員必須取得會計電算化合格證,財政部門在進行賬務審批的同時審查其會計人員的資格,這樣可以做到學以致用,學習目的性強,效果好;對暫時或一段時間內不准備實行會計電算化的單位,其會計人員的培訓則可以暫緩,避免人力、物力的浪費。培訓的內容要切合實際工作需要,學了就能用得上。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員,應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員,應儘量聘用社會上的電腦專業人員,畢竟,電腦系統維護是一項專業性很強的工作,對這些電腦專業人員只要進行簡單的會計培訓,就可以收到良好的效果。
五、加強會計信息系統的安全性、保密性
當前幾乎所有的軟體系統都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋,卻沒有幾家軟體公司認真研究過數據的保密問題。
1.為了對付日益猖獗的電腦犯罪,國家應制定並實施電腦安全法律,在全社會加強對電腦安全的巨集觀控制,政府主管部門還應進一步完善會計制度,對危害電腦安全的行為進行製裁,為電腦信息系統提供一個良好的社會環境。
2.對於重要的電腦系統應加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定電腦機房管理規定,制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發事件的應急對策等。
3.必要的內部控制。在電腦網路環境下,某些內部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全性,因此建立內部控制制度是必要的。第一,實行用戶許可權分級授權管理,建立網路環境下的會計信息崗位責任。第二,建立健全對病毒、電腦黑客的安全防範措施。第三,從電算化網路軟體的設計入手,增加軟體本身的限制功能。第四,建立會計信息資料的備份制度,對重要的會計信息資料要實行多級備份。第五,強化審計線索制。第六,建立進入網路環境的許可權制。
4.增強網路安全防範能力。網路會計實現了會計信息資源的共用,但同時也將自身暴露於風險之中,這些風險主要來自泄密和網上黑客的攻擊等。為了提高網路會計信息系統的安全防範能力應採用一些措施,例如,採用防火牆技術、網路防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權等。
5.加強數據的保密與保護。在進入系統時加一些諸如用戶口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶許可權設置等限制手段。另外,還可以考慮硬體加密、軟體加密或把系統作在晶元上加密等機器保密措施和專門的管理制度,如專機專用、專室專用等。
6.加強磁介質載體檔案的管理。為確保檔案的真實性和可靠性,實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管,並逐漸向完全保管新型磁介質載體過渡。
六、做好電算化會計檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會計檔案管理工作,我們必鬚根據電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。
1.電算化會計檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內如一個會計年度,把電腦系統中的所有會計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質或光碟上,從而脫離於原電腦系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好,以防電腦硬體系統損壞後能在最短的時間內、在最小的損失下恢複原有的會計電算化系統。除了備份之外,還應收集電腦硬體系統的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等。
2.電算化會計檔案的管理與保存。由於電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光碟上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應準備雙份即採用 “AB備份法”進行數據的備份,並且每份上要註明形成檔案時的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場,註意防潮、防塵等。對採用磁性介質保存的檔案,還應定期進行檢查、複製,防止由於磁性介質的損壞而使會計檔案丟失,造成無法輓救的損失。
此外,還應註意電算化會計檔案與對應的財務軟體版本的一致性。因為在不同版本軟體下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同,這就有可能產生會計檔案不能被調閱或產生某些預料外的錯誤。因此,筆者建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數據外還應保存對應版本的會計電算化軟體系統版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。
3.電算化會計檔案的利用,即電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟體系統的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:(l)所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致,此時只需將所需調閱的檔案通過電算化軟體系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可。(2)所調閱的會計檔案的版本號與前會計電算化系統版本號不一致,此時只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然後再進行調閱。
以上這些問題是會計電算化進程中經常遇到而又必須重視和及時解決的問題。這些問題如若不重視或不及時解決,將嚴重阻礙我國會計電算化向更深層次的發展;如若重視並及時解決這些問題,必然會促進我國會計電算化向更深層次發展,最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質量,更好地為提高各級企、事業單位現代化管理水平和提高經濟效益服務。
總之,建立電算化會計信息系統不僅是會計發展的需要,而且是經濟和科技發展對會計工作提出的要求,是時代發展的必然產物。會計電算化的優越性是不言而喻的,它有利於加強企業的財務管理與會計核算,有利於充分發揮會計參與企業經營決策,為企業管理工作的現代化奠定基礎。因此,全面建立電算化會計信息系統勢在必行。
資料出處：
http://wiki.mbalib.com/zh-tw/%E4%BC%9A%E8%AE%A1%E7%94%B5%E7%AE%97%E5%8C%96%E7%B3%BB%E7%BB%9F
